长江大学教育发展基金会档案管理办法（试行）
长江大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）的各类文书档案，是真实反映基金会各项工作的发生和发展、事业改革和发展的原始记载，是研究基金会历史的原始资料与重要依据。为了加强基金会电子和文书档案管理，确保档案完整、准确、系统，使档案管理工作规范化、制度化，及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料，根据相关法规特制订本办法。
第一章 档案的组织机构
第一条 基金会档案由综合服务部负责收集、整理和保管，秘书长负责检查、指导工作。
第二条 本基金会档案管理人员的职责：
（一）档案管理人员要了解基金会的工作业务，掌握基金会文件材料的归档范围，并不断加强业务学习，提高档案工作水平。做好档案分类归档、编目、编号、排列、装盒等各项工作。
（二）认真执行归档制度，收集管理基金会的文件材料并及时归卷。
（三）对档案资料负有保密义务。
第二章 档案归档范围
第三条 本制度档案归档范围是指本基金会原始档案和在各项业务活动中形成的所涉及内容处理完毕或暂告一段落并具有查考、保存价值的，需集中保管的各种载体的信息。主要有：
（一）上级主管部门的文件材料
1. 登记管理机关和业务主管部门发布的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料；
2. 登记管理机关和业务主管部门向本基金会颁发或出具的各种有效证件及凭证；
3. 上级领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的音像等材料。
（二）基金会的文件材料
1. 基金会成立、变更、年检、评估、章程、制度等文件资料；
2. 理事会成员、工作人员的基本资料，任免的文件材料以及聘任、考核、奖惩等文件材料；
3.请示、计划、总结、年度工作报告；
4.资产负债表和财务报告、审计报告；
5. 基金会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；
6. 基金会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等；
7.召开理事会的会议纪要及表彰大会等重要会议材料；
8.与有关个人、团体、企事业单位签订的协议、合同、重要文件及需要执行的法规性文件；
9.基金会的历史沿革、大事记、年鉴、反映本会重要活动事件的剪报、影音材料、荣誉证书、有纪念意义和凭证性的实物和影像等文件材料；
10.其他具有保存价值的文件材料。
第三章 档案的收集管理
第四条 基金会每年所开展的各项工作及活动，按照归档的要求，由主要工作和活动的负责人在工作和活动结束后，及时将文件资料集中整理后交基金会综合服务部。
第五条 归档的文件材料要求完整、齐全、准确，并分类整理，归档材料应妥善管理，不得丢失或损毁。
第六条 档案管理人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，便于理事会参考利用。
第七条 承办人员借用文件材料时，应按规定办理临时借用文件材料的登记手续。
第八条 档案管理人员工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料与接办人员交接清楚，填写移交单，不得擅自带走或销毁。
第九条 年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档封存。
第十条 财务档案由计划处代管。
第四章 档案的保管期限
第十一条 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
第十二条 确定档案保管期限的原则
（一）凡是反映基金会主要职能活动和基本历史面貌的，对基金会工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（二）凡是反映基金会一般活动，在较长期时间内对基金会工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
（三）凡是在较短时间内对基金会工作有参考价值的文件材料，列为短期保管。
第五章 附则
第十一条 本办法由长江大学教育发展基金会负责解释。
第十二条 本办法自颁布之日起执行。
